最近、オンライン秘書という肩書きをたくさん見かけるようになったのですが、オンライン秘書は誰にでも、簡単にできる仕事なのでしょうか？
私は、オンラインママ秘書協会という組織を立ち上げて、おうちで仕事がしたい主婦やママに、クライアント様から依頼されたお仕事をお繋ぎしているのですが、オンライン秘書という仕事もとても奥が深いものだと感じています。
今回は、オンライン秘書として、私が常に心がけていることを書いていきたいと思います。
オンライン秘書に必要なスキル【辛口注意！私が常に心がけている7か条】
クイックレスポンスを心がける
まず私は、レスポンスを早くすることを心がけています。
ただ、多くのクライアント様を担当させていただいており、すぐに作業に取りかかれない時もあるので、急ぎの仕事でない場合、「〇時以降に対応させていただきます。」という返信をすぐにお返しするようにしています。
急ぎの仕事だと判断した場合は、プライオリティを変更し、そちらにすぐに取り掛かるようにします。
レスポンスが半日以上ない方もいらっしゃいますが、オンライン秘書として私は一緒にお仕事することは、難しいと判断してしまいます。
クライアント様の立場で、仕事の依頼で連絡をしているのに、半日以上返答がない秘書に継続してお願いしたいとは思いませんよね。
クライアント様でもスタッフの間でも（私は、後回しにすると忘れてしまうので、友人でもそうしていますが、）レスポンスは早くすること、そして早くできる環境を作ることが、オンライン秘書として当然だと思っています。
質問の仕方を考える
これは、実際に私も子供達に伝えているのですが、人に質問をする際には自分の考えも踏まえて、質問をするようにしています。
以前、クライアント様から「この文章に、この部分を追記してほしい。」という依頼がありました。
その際に「え？どこにですか？？」と担当スタッフに聞かれて、ビックリしたことがありました。
この場合は、自分で文章を読んで理解し、「この部分に追記してみたのですが、いかがでしょうか？」とクライアント様と擦り合わせをする、もしくは、数パターンを作って、クライアント様に選んで頂くというようなサービスを提供したいと思っています。
「どこですか？」
「なんですか？」
と聞くのは簡単ですが、秘書としてクライアント様のお時間を無駄に使わせてしまうことは決してしないように心がけています。
丁寧な日本語を使う
秘書として仕事をさせて頂く以上、丁寧な言葉を心がけたいと思っています。
私が、銀行シンクタンクの秘書室で働いていた時、秘書室長がとても言葉の遣い方を気にする女性で、少しでも間違った日本語を使うと注意されていました。
お受けした電話で、社長が不在の際にも
「後ほど、●●のほうからお掛け直しいたします。」とお伝えすると、
「●●の方ってどっちの方角？そういう日本語はありませんよ。」というように、即チェックが入りました。
今はそんなに厳しいクライアント様はいらっしゃいませんが、クライアント様のお取引先と連絡を取らせて頂くことも多いので、秘書として丁寧な日本語で対応を意識したいと思っています。
分からないことは、すぐに自力で調べる
分からないことがあったら、すぐに調べるようにしています。
大抵のことは、Google先生が教えてくれますし、今はYoutubeなどの動画でも詳しく解説してくれます。
「知りません」「使ったことありません」と即答するのではなく、「調べてみます」と言うこと、そして勉強させて頂く機会を頂くことでスキルアップに繋げていきたいと考えています。
感情は絶対入れない！
秘書として、気分や感情によって行動量やクオリティーを左右されてはいけません。
特に女性は、「気分が落ち込んだから、今日はできない」と感じる日や、子育てママで、時間が取れず落ち込んだりすることもなどもあるかもしれません。
私も仕事が立て込んで、焦ったりイライラすることも、もちろんあります。
そんな時でも、絶対に感情はビジネスに入れないように心がけています。
感情が動いているときに、メールやLINEをすると気持ちが文字に乗ってしまうような気がします。
一旦PCから離れて気分転換をしたり、「ないもの」ではなく「あるもの」に目を向けて感謝の気持ちを思い出してから、仕事を再開するようにしています。
仕事は仕事です！！
子育てママのスタッフが多いなか、突然の子供の病気や家庭の事情で仕事ができない日もあるかもしれません。
突発的な仕事は、そのような理由でお断りしたり、他のスタッフにお任せしたりすることも可能ですが、締め切りが決まっている仕事を一旦引き受けた以上、どんな理由があっても締め切りまでに遂行するのは、プロとして当然だと思っています。
スケジュールがタイトな仕事はクライアント様に相談したり、他のスタッフにお任せすることもできます。
締め切りになってから、「やっぱり、できませんでした」ということは、クライアント様からも、スタッフからも信頼を失うことになります。
どんなことがあっても一旦引き受けた仕事は納品すること、そして、締切に余裕を持って自分でタスク管理をして進めることが重要です。
全てはクライアント様に喜んでいただくために
どこかの会社のクレドのようですが、ミッションはこれに尽きると思っています。
クライアント様が、クライアント様しかできないお仕事に集中して頂くために、私たち秘書が最善を尽くしサポートすること、そしてクライアント様に喜んで頂くことが私たちの喜びになっています。
先日、Instagramのパワーインフルエンサーの方にお話を伺う機会があったのですが、その方もクライアント様に喜んで頂くための努力は惜しまないと仰っていて、どこでもトップになる人は考え方が凄いと感じました。
そのインフルエンサーの方は、PRのお仕事で、クライアント様にInstagramの投稿の画像は2枚載せてほしい、と言われたら3枚、4枚は載せたり、フィード投稿を1回お願いされたとしても、ストーリー投稿やハイライトにして、少しでもクライアント様に喜んで頂きたい、売上に貢献したいというお話をされていました。
この金額だからこの程度の仕事というように、出し惜しみをしていては、どの分野でもその程度ですし、信頼も築けないです。
どんなに報酬が少なくても、お客様に喜んでもらうために全力を尽くしながら楽しんで仕事をする、そういう人は必ず信頼を頂けて、次の仕事に繋がっていくのだと思います。
まとめ
実際、オンライン秘書の肩書きで仕事を始めることは簡単なことかもしれません。
ただオンライン秘書として、継続して仕事をしていくことは、クライアント様と信頼関係を築くことがとても重要です。
お客様に喜んでいただけることを喜びとし、秘書としてのプロ意識を持ち、縁の下の力持ちとなってサポートすることを楽しめる人こそ、オンライン秘書の仕事が向いていると思います。
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